TABLAS DINÁMICAS en Excel

 

Introducción a las tablas dinámicas

Excel ofrece, entre otros instrumentos la tabla dinámica que nos permite componer rápidamente un cuadro resumen de una tabla de datos. Como el nombre sugiere, Excel genera una tabla que permite que los contenidos de una o más variables en un momento se puedan distribuir de forma que nos permita un mejor análisis. Esto significa que podemos añadir, eliminar y modificar el diseño de la tabla.
Además, también es posible acceder a las opciones de tabla dinámica de Excel desde Access 97 o 2000. Basta con crear un formulario de tabla dinámica de las tablas de la base de datos. Si desea cambiar el formulario, Access abrirá Excel y opciones para tablas dinámicas.
Con el siguiente ejercicio queremos crear una tabla dinámica con el fin de poder controlar las distintas variables de un departamento comercial de una empresa cualquiera. Los datos aquí introducidos serán tan básicos, que cualquier lector se tropezará en el día a día con dichas variables, por lo que aprender a utilizar las tablas dinámicas es muy relevante.
 

Las bases de datos en Excel

Antes de crear una tabla, necesitamos conocer con detalle que es una tabla de datos, cuales son sus principales características, y cómo la podemos conseguir.
Hay algunos términos que debemos conocer de una tabla de datos.
Características de campo en una persona, cosa o evento que debe ser almacenada en una base de datos.
Campos de registro Series que se describen a una persona, cosa o evento.
En una base de datos de Excel, cada columna representa un campo. El nombre del campo debe estar en la primera línea. Cada fila representa un registro posterior. Excel para ser capaz de reconocer todos los registros que componen la base de datos, es importante no dejar líneas en blanco, así como columnas sin nombre. Todas las líneas después del nombre de campo deben tener registros. La siguiente base de datos almacena datos sobre las ventas de una empresa.

Cliente	Importe Ventas	Comercial	Zona
Cliente 1	1.000.000,00	Representante 1	Madrid
Cliente 2	500.000,00	Representante 2	Barcelona
Cliente 3	750.000,00	Representante 3	Valencia

Puede transcribir los datos siguientes en una hoja de cálculo. También puede ir al siguiente enlace para descargarse los ejemplos: Ejemplo Tabla Dinámica.xls .
 

Creación de una tabla dinámica

Seleccionaremos los dato, y vamos a INSERTAR, y tenemos dos opciones, TABLA DINÁMICA y GRÁFICO DINÁMICO.

Tenemos la opción de Tabla Dinámica, pero seleccionando Gráfico Dinámico, tendremos tanto la tabla como el gráfico, así que para que el ejemplo sea más completo, elegiremos gráfico. 
Y aparecerá la siguiente pantalla. Como hemos seleccionado las celdas anteriormente, vemos que en Tabla o Rango ya aparecen las celdas que nos interesan. Podemos guardar en una Nueva Hoja de cálculo o en otra existente, ACEPTAMOS lo que nos sale por defecto.

Y ya tenemos la Tabla Dinámica preparada. Cambiamos el nombre de la Hoja de Cálculo que se ha abierto y la llamaremos TABLA DINÁMICA. En éste caso es tabla y gráfico a la vez.

¿Y por donde empezamos?
En la derecha de la pantalla, vemos que aparecen las variables (Cliente, Importe Ventas, Comercial, Zona). Por ahí tenemos que empezar; es el Listado de campos de la tabla, y dicho listado lo tenemos que distribuir entre los distintos cuadrantes que aparecen más abajo: Filtro de Informe, Rótulos de columna, Rótulos de fila, y Valores. Es decir, ésta ventana nos permitirá crear la tabla dinámica colocando los campos que necesitemos en una de las cuatro áreas, según como queramos analizar la información.
Recomiendo que vayas toqueteando, y vayas poniendo las distintas variables en cada uno de los cuadrantes, para ver para que sirven, de todas formas, te remito una breve descripción de cada uno a continuación. Y recuerda, para llevar una variable a un cuadrante, selecciona y arrastra:
Filtro de Informe: le permite "filtrar" los valores de la tabla con respecto a los valores de un campo. Esto le permite ver sólo los registros que cumplan una serie de criterios. Muy parecido a la utilidad FILTRO (ver el post La utilidad Filtros en Excel)
Rótulo de Columna: coloca cada uno de los valores de un campo en su propia columna.
Rótulo de Fila: coloca cada uno de los valores de un campo sobre su propia línea.
Valores: esta área muestra los datos que desea ver los resultados de un campo. De manera predeterminada, la tabla muestra la suma de los valores si está compuesto de números. Si se trata de texto, la tabla se muestra el número de registros que cumplan los criterios.
¿Y Cómo movemos los campos a una de las áreas de la tabla dinámica?  Hay que seleccionar el campo, mantener el dedo en el botón izquierdo del ratón, y arrastrar el campo en el área de datos. Una vez en el campo, hay que soltar el botón del ratón cuando el campo está en el lugar que queremos.
 

Diseño de la Tabla Dinámica

Si seleccionamos la TABLA, aparecerán 2 opciones en la barra de herramientas: OPCIONES y DISEÑO.
Si seleccionamos el GRÁFICO, aparecerán 4 opciones en éste caso: DISEÑO, PRESENTACIÓN, FORMATO y ANALIZAR. 
 

Configuración del campo ∑ Valores

En el campo ∑Valores, normalmente los datos aparecen como la SUMA de todos los datos que cumplen una condición. Como vemos en el ejemplo, aparece SUMA de "Nombre del Campo".

Pero hay que tener en cuenta de que hay otros cálculos disponibles, y es más, a veces la tabla dinámica se "ralla" y no pone por defecto SUMA, y aparece CUENTA, lo cual sólo suma el número de valores que hay, y no el importe de cada valor. Por ello, es importante saber cómo modificar esto.
Pulsaremos sobre el propio campo, donde pone SUMA DE IMP... en nuestro ejemplo.
Aparecerá ésta pantalla:
Y seleccionamos CONFIGURACIÓN DE CAMPO DE VALOR. Veremos que aquí podemos "elegir el tipo de cálculo que deseamos utilizar para resumir los datos del campo seleccionado". Al final del post te damos el enlace a nuestro blog con los posts que explican dichas fórmulas.

Si pulsamos con el botón derecho del ratón sobre alguno de los campos en el área VALORES, nos aparecerá la siguiente pantalla CONFIGURACIÓN DE CAMPO DE VALOR, con dos pestañas: RESUMIR POR y MOSTRAR VALORES COMO. Lo vemos:
RESUMIR POR: aquí pondremos la fórmula que queramos que efectúe la tabla dinámica. No sólo puede sumar los valores, también puede sacar el máximo, el mínimo, contar, etc. Vemos las distintas fórmulas.

SUMA: Muestra la suma total de todos los valores en este campo.
CUENTA: Muestra el número de registros en esta categoría.
PROMEDIO: Muestra el promedio de todos los valores de ese campo.
MÁX: Muestra el valor más alto del campo.
MÍN: Muestra el valor más pequeño de la materia.
PRODUCTO: Muestra el producto de la multiplicación de todos los valores del campo.
CONTAR NÚMEROS: Número Muestra el número de registros en esta categoría.
DESVEST: Muestra la desviación estándar del campo.
DESVESTP: Muestra la desviación estándar de una población.
VAR: Muestra la variación del campo.
VARP: Muestra la varianza de una población.
Otra característica importante de los parámetros de campo es que se pueden mostrar los valores en relación a otra cosa. En configuración de campo iremos a la segunda pestaña, MOSTRAR VALOR COMO...

... y vemos las distintas opciones que nos aparecen. Selecciona la opción % del Total, y verás que donde aparecían las ventas de los clientes, ahora aparecerá el % de las ventas de un cliente sobre el total de las ventas de todos los clientes:

Además, vemos que el gráfico también ha cambiado:

 

El campo Filtro de Informe

Cómo hemos dicho anteriormente, dicho campo es muy similar a la utilidad FILTRO .
Resumiendo el post específico sobre filtros que tenemos, el filtro permite "filtrar" los valores que necesitamos, ocultando los valores que no necesitamos.
En nuestro ejemplo, hemos puesto en el área filtro de Informe los clientes, por lo que podemos decirle a la tabla que nos muestre sólo los datos de un cliente determinado, o que nos muestre los datos de algunos clientes, o de todos, según nos convenga.
 

Herramientas de tabla dinámica: las OPCIONES

La barra de herramientas Tabla dinámica ofrece otras opciones para cambiar la presentación de la información. Esta parte se describen estas opciones y cómo funcionan. A continuación podéis ver las herramientas que aparecen en la pestaña OPCIONES de la tabla dinámica:

 

Herramientas de tabla dinámica: el DISEÑO

Ha creado una tabla dinámica con los campos y los criterios que necesita. Esta opción le permite mejorar el aspecto de su tabla.

Es posible cambiar el diseño de la mesa mediante la selección de un formatos predeterminados. Usted puede cambiar de opinión en cualquier momento y tener un formato que mejor se adapte a sus necesidades.
 

La opción actualizar datos

Dicha opción es accesible desde varios sitios. Lo más fácil es pulsar con el botón derecho sobre el gráfico o sobre la tabla, y aparecerá la opción de ACTUALIZAR. De ésta forma, si has añadido datos en la tabla de origen, entonces tanto el gráfico como la tabla dinámica se actualizarán con los nuevos datos.
NOTA: AL SELECCIONAR LOS DATOS, ES MUY IMPORTANTE SELECCIONAR TODA LA COLUMNA! NUNCA SELECCIONES POR CELDAS. ¿Por qué? Porqué de ésta manera cuando actualices datos en la base de datos de origen, la tabla dinámica los tendrá en consideración cuando actualices.

Así, antes hemos efectuado la siguiente selección...


... prueba ahora haciendo lo siguiente:
En el ejemplo descargable, dejamos otra tabla a modo de ejemplo para que puedas ir practicando.
 

Lecturas relacionadas:

La utilidad Filtros en Excel
Funciones en Excel
Función SUMA
Función MÁX
Función CONTAR

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